El RUT, o el Registro único tributario es un documento para identificar, localizar y clasificar la información de los pagadores de impuestos en el país.
¿Necesitas obtener el RUT por primera vez? Conoce TODO sobre esto en este artículo.
El mismo es administrado por la Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas (Dian), por lo general tiende a ser solicitado por los empleadores a los ciudadanos que buscan trabajo o en el momento del pago si son trabajadores autónomos.
Según Dian, el RUT permite a las personas físicas y jurídicas hacer que terceros con los que tienen una relación de comercio, trabajo o económica identifiquen su labor económica.
Por otro lado, identifica y conoce sus obligaciones aduaneras y fiscales de intercambio TAC al Estado colombiano.
Asimismo, permite los procedimientos asociados al cumplimiento de las condiciones fiscales mediante de los servicios en línea y personales de Dian.
Este documento debe ser conservado por aquellos que son declarantes del impuesto sobre la renta y el patrimonio.
Esta clasificación incluye: los responsables del régimen común y los que pertenecen al régimen simplificado; los agentes de retención de impuestos; los importadores; los exportadores; otros usuarios de aduanas; otras personas sujetas a obligaciones gestionadas por la E.A.U; Dian, que requiere registro.
Temas
Cómo obtener el RUT por primera vez
Para sacar el RUT por primera vez una persona de Colombia debe completar cuatro pasos obligatorios: inscribirse en la plataforma en línea de la DIAN, llenar online el formulario 001, solicitar una cita, preparar los documentos de acuerdo con los requisitos, y presentar los documentos en una oficina de la DIAN para formalizar el registro.
Recuerda que también puedes actualizar el RUT en línea.
Registrarse en la DIAN
Si no estás registrado en el nuevo portal de la DIAN «Muisca», debes crear y activar tu cuenta. Se trata de un trámite fácil , debe acceder a la opción de «Nuevo Usuario» y completar el formulario introduciendo su número de documento y la fecha de emisión.
Puede crear una nueva cuenta desde aquí.
Requisitos y documentación
Los documentos más importantes que necesita para completar este procedimiento son:
- La tarjeta de ciudadano original junto con una copia.
- En el caso de los menores de edad, deben presentar la tarjeta de identificación.
También hay una serie de documentos que dependen del caso de la persona que debe recibir el Rut.
Para dar un ejemplo, las personas inversionistas extranjeras (personas jurídicas) sin residencia en Colombia que están obligados a cumplir las obligaciones formales deben presentar la cédula de identidad del representante del inversionista en Colombia.
Las personas jurídicas y similares deben presentar el formulario 001 (RUT), que puede obtenerse en los servicios de Dian.
También, por ejemplo, las empresas o entidades que se consideren nacionales por tener su sede administrativa real en territorio nacional tienen la obligación de presentar la cédula de identidad original y una fotocopia del representante legal o agente de la empresa en Colombia.
En este último caso, deberá presentarse una fotocopia del poder emitido en español por el representante legal de la empresa en el extranjero y acompañado de una apostilla o extendido ante un cónsul o funcionario autorizado.
Si el sitio no le permite realizar el procedimiento, debe solicitar una cita y estar presente en persona.
Si ya ha completado este procedimiento y desea comprobar el estado, lo debe hacer en el sitio web de Dian, ingresando en la parte «Otros servicios» y hacer clic en «Consultar Rut», introducir su número de documento y ver inmediatamente el estado de su solicitud.
Inscripción en el RUT por primera vez
Una vez que estés dentro del sistema, deberá ingresar a la pestaña «Inscripción en el RUT». Cuando esté allí deberá elegir que tipo de RUT quiere pedir.
Llenado del formulario de inscripción por medios virtuales
En la página web de Dian encontrará la posibilidad de rellenar el formulario virtualmente.
Por otra parte la plataforma le solicitará un NIT si ha introducido esta información, de lo contrario seleccione ‘Siguiente’ e inmediatamente aparecerá una pestaña donde deberá rellenar el formulario.
Obsérvese que aunque esto es algo confuso, la plataforma nos cuenta los pasos a seguir con la información que debe escribir en cada sección. Esto se hace dando clic en «Ayuda».
Una vez que haya terminado de rellenar el formulario, puede hacer clic en el botón «Borrador» en la parte inferior de la pantalla y comprobar que el formulario no contiene ningún error.
La plataforma guarda el documento inmediatamente si todo está en orden y le da un código al que puede acceder más tarde para continuar con el registro.
Una vez que tenga el formulario completo, tendrá que imprimirlo y llevárselo a Dian, presentándose con los documentos anteriores.
Haga una cita
Para solicitar una cita para el RUT, Dian ha establecido dos canales de servicio: telefónico y virtual.
Si desea hacer una cita por teléfono, por favor contacte con los teléfonos 057 (1) 355 692, (57+1) 607 99 99, (57+1) 382 45 00.
Si quieres hacerlo virtualmente, tienes que hacerlo en el sitio que Dian ha diseñado para este proceso: https://agendamientodigiturno.dian.gov.co/
Presentarse con los documentos y el formulario 001
¡Listo! Una vez que tenga todos los pasos completos, deberá presentarse el día y la hora indicada en la cita que ha solicitado.
¿Cómo conseguir el RUT para la Cámara de Comercio?
El RUT se utiliza, entre otras cosas, para su validez ante la Cámara de Comercio, ya que es un documento que permite comprobar las contribuciones al sistema fiscal y sirve como mecanismo de control para que las autoridades vigilen las actividades económicas de los ciudadanos.
Tenga en cuenta que para descargar el RUT debe ir primero al sitio web oficial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (conocida por las siglas DIAN). Desde allí puedes editar el documento.
- Una vez que estés en la página web de la DIAN, encontrarás el menú de la derecha. Haz clic en él para mostrar tus opciones.
- Seleccione la opción RUT. Entonces encontrarás una sección llamada Registro en el RUT. Seleccione esta opción.
- Una vez que esté allí, verá una variedad de opciones. Busca la opción Clientes que requieren registrarse en la Cámara de Comercio. Esta opción es adecuada para quienes, como individuos o empresas, no tienen un número de identificación fiscal (NIT) pero requieren un registro de empresa y un certificado de la Cámara de Comercio.
- Se utilizan entonces varias opciones. Haga clic en la opción llamada Cámara de Comercio. Si ha recibido previamente un documento de preinscripción, el sistema muestra un campo en el que puede introducir el número de serie del formulario. Si no tiene este código, haga clic en Siguiente.
- Entonces puede ver la forma especial 001 del sistema RUT. Allí debe introducir los datos que se le solicitan según el tipo de su condición jurídica (natural o jurídica).
- Cuando haya completado el proceso, puede elegir la opción de PDF para guardar el documento en su ordenador y luego imprimirlo.
- Finalmente, vaya a la Cámara de Comercio correspondiente para formalizar y verificar la información y el registro.
¿Cómo obtener el RUT para el régimen simplificado?
Es un procedimiento que se puede llevar a cabo virtualmente en unos pocos pasos sencillos. Recuerde que necesitará un ordenador con sistema operativo Windows para completar con éxito el procedimiento.
Primero vaya al sitio web de la Administración Nacional de Impuestos y Aduanas (conocida como DIAN) www.dian.gov.co.
Allí, haga clic en la opción de registro RUT en el lado izquierdo de la página.
A continuación, seleccione la opción que dice que el régimen en cuestión no está obligado a registrarse en la Cámara de Comercio.
El sistema le pedirá que rellene algunos datos y que responda a las preguntas de seguridad. Es muy importante que rellene esta sección correctamente, porque si se equivoca tendrá que contactar con las oficinas físicas de la DIAN.
Una vez que haya rellenado los campos, haga clic en el botón «Guardar» y luego envíe el formulario. Aquí la plataforma le pedirá que adjunte un archivo PDF con una copia de su documento de identidad y un recibo de sus prestaciones de jubilación.
Si rellena los requisitos, tendrá que esperar una media de cinco días laborables para que la DIAN responda. Recibirá un archivo PDF con el RUT correspondiente a través del correo electrónico que registró en el sistema.
¿Cómo sabes si estás en el sistema simplificado?
En Colombia existen diferentes regímenes fiscales que corresponden a diferentes tipos de contribuyentes.
En el caso del régimen simplificado, hay personas que hacen su trabajo como comerciantes, pero que comercian con servicios y productos que se gravan como parte de sus actividades económicas.
Si no cumple con alguna de las siguientes condiciones, forma parte del sistema común
- Usted realiza una actividad económica que fue gravada con un ingreso bruto inferior a 113.116.000 pesos en el año anterior.
- Tienes una sucursal u oficina para ejercer tu préstamo de servicio.
- Usted realiza actividades económicas que no están sujetas a una franquicia o explotación inmaterial.
- No ser un usuario que necesita la aduana.
- No ha firmado ni recibido contratos por 93.321.000 pesos en el año en curso.
- No exceder de 127.256.000 pesos en el monto de los depósitos en una transacción bancaria, aunque estén gravados.
Si forma parte de este plan, tenga en cuenta sus obligaciones:
Para registrar y mantener el Registro Único de Impuestos dentro de este sistema.
Para mantener el RUT visible para el cliente.
Lleve un registro de las operaciones diarias gravadas que están en orden con el software de control de impuestos.
¿Cómo se obtiene el RUT para una persona jurídica?
Los procedimientos para los asuntos públicos son cada vez más sencillos y fáciles de manejar. En los últimos años, los diversos órganos gubernamentales han creado plataformas online para la consultar documentos, pero además para la realización de diversos procedimientos.
Un ejemplo es la DIAN, que ahora tiene un sitio web en el que los usuarios pueden acceder a una amplia gama de servicios.
Si tiene una entidad legal y necesita completar el proceso de Registro Único de Impuestos (RUT), lea esta guía, que le ayudará a completar el proceso de gratis y online, para que no tenga que salir de su casa.
- Lo primero que tienes que hacer es acceder a la página web de la DIAN www.dian.gov.co.
- Una vez que estés en la plataforma, selecciona la opción RUT que se encuentra en el lado derecho de la pantalla. Allí encontrará varias opciones. Seleccione el registro de RUT.
- Entonces encontrará las siguientes opciones: Registro para personas físicas que no están obligadas a registrarse en la Cámara de Comercio, personas físicas o equivalentes, personas jurídicas o equivalentes, clientes que requieren registrarse en la Cámara de Comercio.
- Haga clic en la entrada Entidad legal o equivalente. Esta opción corresponde a quienes no requieren un registro mercantil, pero también funciona para aquellas personas jurídicas a las que se les asignó un TIN antes de 2004 y que no se han vuelto a registrar.
- Si ha elegido esta opción, se le pedirá que complete algunos datos con los datos del solicitante.
- Entonces tendrá que rellenar un formulario solicitando el portal.
- Por último, haga clic en la opción «Enviar». Esto completará su proceso y toda la información se almacenará en el sistema de la DIAN.
Preguntas y respuestas de RUT
¿Cuánto cuesta registrarse en el RUT?
El Registro Único Tributario es un documento gratuito para los ciudadanos. No tienes que pagar para verlo, editarlo y descargarlo.
¿Cuánto tiempo es válido el RUT?
Todos los ciudadanos pueden recibir su RUT, también es un documento que no tiene fecha de caducidad según la ley y su validez es ilimitada.
Tenga en cuenta que aunque el RUT debe ser actualizado cuando los datos del usuario cambian, no es un documento que deba ser renovado con el tiempo.
¿Con qué frecuencia hay que actualizar el RUT?
Como ya se ha mencionado, este documento no es válido, por lo que es válido indefinidamente. Sin embargo, si cambia el nombre de la empresa o el lugar de residencia, es aconsejable actualizar esta información en el RUT.